FROM CONTROLFREAK TO CONTROLROOM


Det är svårt att skaffa sig överblick i beslut, styrning och planering om man bara har tillgång till information via olika dokument som skickas runt via mail och som hastigt öppnas på olika möten (när människor kommer från ett tidigare möte och sedan ska hasta vidare på ytterligare ett möte).

Den metod som många använder för att ändå skaffa sig någon form av överblick är att jämföra sina egna tolkningar av all information med andra människors tolkningar. Risken för “viskleken” är förstås väldigt stor när allas personliga tolkningar lägger sig som ett filter över själva informationen.

Den lösning som många använder för att komma ihåg vad man har tänkt, och har att göra, är att skriva ner detta i personliga anteckningsböcker eller i sina smartphones. Detta gör att alla bär omkring på personligt färgade minnen och att de gemensamma minnena försöker fångas i olika typer av protokoll (som ofta skrivs en tid efter varje möte och som många inte har tid att titta på förrän vid nästa möte).

Effekten av dessa bristfälliga metoder och lösningar är att man fattar långsamma och dåliga beslut baserad på olika tolkningar av informationen som finns “gömd” i IT-system, dokument och personliga anteckningar. Konsekvenserna blir att man i praktiken får en väldigt dålig styr- och planeringsförmåga. Kostnader går upp. Ledtider förlängs. Kvalitén sjunker.

Det finns dock ett enkelt och ganska snabbt sätt att öka  besluts-, styr- och planeringsförmåga.

Och det är att med enkla medel skapa ett visuellt “control room” där individerna tillsammans för en konkret överblick av det viktigaste som man som grupp (projekt/organisation) har lovat att leverera vid en viss tid med en uttalad kvalitet.

I denna “flight control” så styr och planerar man också i realtid alla de leveranser, aktiviteter och inleveranser som är viktiga att hålla koll på under arbetet.

För att hela tiden öka sin praktiska beslut-, styr- och planeringsförmåga så fångar man “i flykten” upp saker som stör och hindrar gruppen/projektet/organisationen att genomföra det man har tänkt och lovat. Då får man en möjlighet att direkt åtgärda problemen samtidigt som man får ett underlag att förbättra själva verksamheten för att denna typ av problem inte ska uppstå igen.

Vi på Ming är just nu ett praktiskt stöd inom flera organisationer där man bygger upp sina controlrooms på olika organisatoriska nivåer och vi är också gästlärare i “Edge-programmet” för strategisk förändringsledning hos Institutet För Ledarskap (IFL/Stockholms handelshögskola).

0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Dela med dig av dina synpunkter!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *