OKTOBERFESTLIGT?!

BUDGET, OMORGANISATION OCH “DET ÄR MYCKET NU”…

Nästan alla vi träffar så här i oktober har något stirrigt i blicken.

Parallellt med de dagliga brandkårsutryckningarna så ska budgetar och verksamhetsplaner spikas för nästa år samtidigt som det pågår ytterligare en omorganisation som gör alla lite nervösa, obekväma och okoncentrerade. Det är mycket nu!

Vi vill därför delge några enkla tips om hur ni kan göra oktober lite mer festligt. Här kommer ett konkret förslag på hur ni skulle kunna kliva ut ur ekorrhjulet i budgetarbetet.

Först en liten problembeskrivning (som förstås är lite överdriven för att det ska bli lite ”stuns” på den):

Ni får inte in alla underlag i tid från alla grupper och avdelningar som ska bidra med sina siffror till den totala budgeten. När de väl kommer så har de flesta gjort ”copy & paste” på förra årets siffror med någon generell justering (sänka kostnader x % eller förstärka med y antal tjänster).

Några få individer får i uppdrag att jaga in alla siffror och många gruppchefer åker iväg med sin grupp för att under ett intensivt dygn snacka ”framtid” och passa på att ”förankra” en budget.
I sista stund finns en formell budget klar och alla återgår till sin vardagliga spring-lunk för att försöka komma ikapp med det man inte har hunnit med under budgetarbetet.

Problemet med detta arbetssätt är att budgetprocess tar en ganska stor mängd oplanerad tid i anspråk bland medarbetarna samtidigt som budgetens koppling till målen och strategierna i praktiken blir ganska lös. Dessutom optimerar varje grupp för sin egen verksamhet och det blir svårt att optimera för helheten. Väldigt få har dessutom en överblick när all information endast syns i olika Excel filer och ekonomisystem.

Hur skulle man kunna upplösa detta problem?
Hur skulle man kunna spara mycket tid, öka kvalitén på budgeten och samtidigt involvera medarbetarna på ett konstruktivt sätt i budgetprocessen?

Vi föreslår att man öppnarett visuellt ”budgetrum” under några veckor där alla medarbetare kommer in tillsammans med sina grupper för att under ett par effektiva entimmes-pass, utspridda över veckorna, visuellt jobba med sin budget.

I rummet finns visuella hjälpmedel som underlättar tankearbetet. I rummet kan också de som koordinerar budgetarbete finnas som processledare eller som kunskapskällor.

Genomgripande riktlinjer finns tydligt visualiserade och i små korta filmer kan medarbetarna se högsta ledningen berätta hur de tänker och vad de efterfrågar från organisationen. Här kan också alla grupper se de andra gruppernas pågående budgetarbete för att lättare kunna synka sina budgetar med varandra.

Självklart kan man med enkla medel skapa en ”virtuell kopia” av budgetrummet i cyberrymden där man kan titta in och se det pågående arbetet.

När hela budgeten är spikad har man öppet hus under ett par timmar där alla medarbetare kan komma förbi, få en fika och snacka med ledningen och med varandra över organisationsgränserna.

Vad säger ni, varför inte förvandla budgetarbetet till något mer oktoberfestligt?

0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Dela med dig av dina synpunkter!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *