Snart kommer smartrooms

Thomas de Ming fick Guldkikaren av svensk mötesindustri.
Nedan kan du läsa en skriftlig version av hans spaning.

Profilbild sociala medier

Snart kommer Smartrooms – min metafor för mötesindustrins motsvarighet till mobilindustrins hybridkoncept smartphones.

Smartrooms blir ett nytt hybridkoncept som fullständigt kommer att förvandla förutsättningarna och affärslogiken inom mötesindustrin på samma sätt som smartphones först gjorde inom mobilindustrin och sedan i väldigt många olika branscher/industrier.

Mötesindustrin verkar dock helt omedveten om att liknande hybridkoncept snart kommer att utmana även mötesindustrin och försöker istället att konkurrera med ”snabbare hästar” (ref till Henry Ford).
Många av dagens mötes- och eventleverantörer riskerar därmed att bli till Nokia, som inte hann med i hybridutvecklingen utan istället fortsatte att utveckla bättre telefoner. Nokia har nu köpts upp av Microsoft.

För att undvika utslagning så behöver mötesindustrin i grunden ompröva vad man egentligen bidrar med, speciellt nu när allt fler verksamheters konkurrensförmåga och överlevnad bygger på hur väl de i sina organisationer och nätverk lyckas utvinna sin samlade hjärnkraft och utveckla både tankeförmåga och tankeproduktivitet.

Mötesindustrin måste kanske omdefiniera sig till att bli tankeindustrin.

Lite mer bakgrund till spaningen:

Jag började min spaning med att knyta ihop ett antal saker som tillsammans borde göra att mötesindustrin borde kunna se fram emot en guldålder … förutsatt att aktörerna inom branschen helt omprövar vad de bidrar med.

Teknologin kopplar ihop allt
En av teknologins egenskaper är att den bokstavligen kopplar ihop saker/företeelser som tidigare har varit åtskilda (individer, platser, idéer, koncept, organisationer, föremål) och det leder till att…

Det blir allt fler hybrider
…det snabbt skapas massor av hybrider. Om vi tar en smartphone som ett aktuellt exempel på en av alla dessa hybrider … så ryms nu telefon, kamera, radio, videospelare, diktafon, gps, pulsmätare, o.s.v. … i en ständig ström av nya ”appar” med nya funktioner som gör smartphonen till ett ”multiredskap” som vi använder till allt fler saker i både vardag och arbete.
Hybrider skapas inom alla områden och det leder till att …

Utvecklingen ökar hastigheten dagligen – exponentiellt
… utvecklingen går allt snabbare. Vi ser hur fler och fler processer och skeenden ”automatiseras” och många av de befintliga arbetsuppgifterna ”robotiseras”. Vi ser också att alla våra flöden (information, finans, leverans m m) går mycket snabbare och att de oftare byter både vägar och riktning.
Effekten blir att vi får allt svårare ….

Tillvaron blir mer och mer oförutsägbar
… att förutse vad som kommer att hända härnäst. Militären använder begreppet ”VUCA” för att beskriva egenskaperna på en allt mer oförutsägbar tillvaro (Volatile, Uncertain, Complex, Ambigious) med snabba svängningar, stor osäkerhet, komplexa beroenden och svårtolkade mångtydigheter. För att hitta några fasta punkter att hänga upp våra världsbilder på …

De verkliga värdena blir immateriella
… så blir varumärken och andra immateriella tillgångar allt viktigare. I praktiken så flyttas allt mer av det som vi tillskriver ett verkligt värde till symboler, mjukvaror och relationer. Fysisk infrastruktur och fysisk närvaro är fortfarande viktigt men eftersom alla snabbt kan kopiera varandras lösningar så kan man inte längre konkurrera med fysiska tillgångar …

Hjärnkraft blir konkurrenskraft
… istället beror den verkliga konkurrensförmågan på hur väl man lyckas utvinna sin samlade ”hjärnkraft” och hur denna kraft kan omsättas i faktisk tankeförmåga. Detta blir helt avgörande eftersom tankeförmågan (nulägesanalyser, problemformuleringar, lösningsidéer, beslut, planering, uppföljning m m) i praktiken styr alla andra förmågor när det gäller att leverera (produkter, tjänster och service), utveckla (både kompetens, erbjudanden, metoder, och medel) och inte minst för att snabbare kunna anpassa verksamhetens strategier, processer och organisation.
Det hjälper dock inte att enskilda individer är duktiga på att tänka produktivt för sig själva …

Människor blir allt mer beroende av förmågan att samspela
… istället krävs det att alla inblandade individer utvecklar sin förmåga att tänka tillsammans och komma ihåg vad de har tänkt. En tillvaro som är VUCA ökar kravet på att snabbt, stabilt OCH flexibelt kunna synkronisera alla aktiviteter, strategier och händelser. Den faktiska ledningen av verksamheten blir allt mer av det vi kan kalla ”realtidsstyrning”, där man har en långsiktig kompassriktning men hela tiden gör små justeringar för att kunna hålla kursen (eller t o m snabbt lägger om kursen helt när förutsättningar eller behov kräver detta av verksamheten). Dessutom blir även kunskap snabbare föråldrad (som en effekt av hyper-konkurrens och tekniska/vetenskapliga framsteg) och individer inom och utanför organisationen behöver hela tiden hjälpas åt att utveckla ny kunskap (eller som jag brukar kalla det; kunskapa). Detta ökande behov av samspel mellan människorna inom och mellan alla våra organisationer borde betyda att mötesindustrin går en guldålder till mötes men det är något mycket viktigt som saknas …

Jag ser dock ingen motsvarade hybrid som vi kan kalla ”Smartroom”
… utvecklingen av nya innovativa hybrider kring själva tankearbetet är nästan obefintlig. Detta trots att det finns mycket ny och lättanvänd teknik tillgänglig, och både hjärnforskning, kognitionsvetenskap och psykologi tydligt visar vägen när det gäller hur man bör ge bättre stöd åt både tänkande och lärande (bortom sitta, prata och bläddra). Inom mötesindustrin så kan jag helt enkelt inte se en motsvarighet till IT-industrins banbrytande och vaneförändrande hybrid smartphone.

I cyberflöden ser jag foton/streaming av samma gamla mötesritualer
Om man studerar det ständiga flödet av foton och strömmande filmer från olika typer av sammankomster så följer de flesta samma gamla ritual. Även om lokaler, ämnen och deltagare skiftar så handlar det allt som oftast om mötesformer där man sitter, pratar och bläddrar mellan olika dokument och/eller Powerpoint-bilder. Jag har givit dessa ritualer både namn och definitioner som kan synliggöra deras konserverande egenskaper:
Sittagogik: basera både tänkande, lärande och kommunikation på att man sitter stilla på en stol så länge att man måste ta en “bensträckare”.
Pratagogik: basera all kommunikation på det talade ordet, den som är bäst på att uttrycka sig verbalt får mest utrymme att utrycka sig.
Dokugogik: lagra alla gruppminnen i olika hyperlänkande dokument som man hoppar snabbt emellan via projektor eller bläddrande bland papper.
Att både mötesanläggningar och olika leverantörer som erbjuder olika mötestjänster håller fast vid dessa gamla mötesritualer är inte alls konstigt …

Det är inte konstigt – kunderna efterfrågar inte Smartrooms
… kunderna efterfrågar inte nya mötesformer eller ”hybridredskap” för att effektivare kunna tänka tillsammans, de vill ha snabbare hästar (här refererar jag till Henry Fords konstaterande att han inte kunde fråga kunderna om de ville ha den nya innovationen ”automobil” eftersom de bara kunde efterfråga snabbare hästar med sin rådande förståelse).
Vad dessa ”hästar” består av inom mötesindustrin kan sammanfattas som att kunderna efterfrågar olika kringtjänster av mötesleverantörerna. Dessa kringtjänster har till sin funktion att lätta upp de obligatoriskt tråkiga och energidränerande arbetspunkterna som finns på programmen.
Som en naturlig reaktion på kundernas efterfrågan på kringtjänster så …

Snabbare hästar = konkurrera med kringarrangemang i form av föda och förströelser
… upplever mötesleverantörerna att de behöver utveckla snabbare hästar i form av nya kreativa kringarrangemang som bygger på kombinationer av föda och förströelser. Det satsas hårt på snygga designmiljöer, olika former av matorgier, man provar fler och fler olika födoämnen så som viner, kaffe, choklader, oljor m m) , man arrangerar massor av olika typer av tävlingar och äventyr (ofta under rubriken ”teambuilding”), man bjuder in konstnärer och musiker att leda olika kreativa skaparövningar och framför allt går det en skytteltrafik av olika inspiratörer mellan konferensanläggningar och kongresshallar för att just inspirera, ingjuta mod och väcka motivation bland alla de som sitter i timmar framför dem på stolar.
Problemet är att alla dessa kringaktiviteter …

Konferenser/event blir till tävlingar i färgstarka upplevelser
… egentligen inte förstärker deltagarnas förmåga att tänka och lära tillsammans kring de uppgifter man har att sköta i vardagen.
Istället klär man på de gamla mötesritualerna ”sitta, prata och bläddra” med olika typer av kompenserande upplevelser samtidigt som man konserverar de gamla ritualerna.
Självklart kan även vistelser på konferensanläggningar vara ganska färglösa men de flesta som förbereder och genomför olika möten och event satsar på att göra upplevelsen så färgstark som möjligt. Mellan de ”tråkiga” arbetspunkterna så läggs massor av upplevelserika aktiviteter för att ”motivera, lära känna och bli inspirerade” och den oönskade (och ofta omedvetna) bieffekten blir att …

Upplevelsefyrverkerier UTAN användbara tankeresultat ger trippla kostnaden
… allt för många möten och event blir till väldigt kostsamma aktiviteter när flera typer av kostnader staplas på varandra.
Först har man själva mötes- och/eller eventkostnaden (mat, lokaler, inhyrda tjänster, transporter).
Sedan har man nästan alltid ett rejält produktionsbortfall när ingen tar hand om leveranser, serviceaktiviteter eller samspelar för att hjälpa kunder, medarbetare/kollegor, leverantörer eller andra partners att lösa sina olika uppgifter. Det kan också innebära kostnader för att ta in vikarier för att sköta den ordinarie verksamheten när alla ordinarie befinner sig på konferens, kongress eller event.
Slutligen så uppstår en allvarlig ”kontrast-effekt” som är svårt att sätta kronor på men ändå bör innebär en större kostnad. När man satsar på så många färgstarka upplevelser i kringarrangemangen när man är på bortaplan så gråmålar man i praktiken samtidigt sin vardag. Ju mer färgsprakande lunch, samvaro och inspiration i mellanrummen på konferensen/eventet, desto tråkigare och gråare framstår arbetsvardagen som oftast saknar alla dessa uppfriskande upplevelser. Man betalar alltså för att få vardagen att framstå som sämre.

Om inte mötesindustrin omvandlar sig till tankeindustrin så riskerar många leverantörer bli till ett antal Nokia, UTAN att någon vill köpa upp deras inredning eller kundbas, samtidigt som kunderna vänder sig till Smartroom-leverantörer som kommer från andra branscher.

0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Dela med dig av dina synpunkter!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *